Seu empreendimento é capaz de sobreviver sem sua presença? Saiba como se preparar para ficar ausente e mantê-lo funcionando

Qual empreendedor não sonha tirar uma folga por alguns dias sem prejudicar o funcionamento e a lucratividade do seu negócio? Pode ser aquela oportunidade para desligar o despertador e ter um período tranquilo de descanso longe de qualquer preocupação, possivelmente com os pés na areia ou apenas com tempo suficiente para não fazer nada ligado ao trabalho. Por outro lado, os dias de ausência também podem ser uma oportunidade de investir tempo no próprio desenvolvimento, seja participando de uma capacitação ou de uma feira relacionada ao mercado em que a pessoa atua.

Seja qual for o motivo da ausência, sempre há a possibilidade de fechar o estabelecimento comercial periodicamente ou interromper a produção, no caso de quem atua com vendas por encomenda, por exemplo. Porém, essa escolha costuma causar perda de faturamento e deve ser vista com cuidado. Na visão do diretor executivo da Associação Brasileira de Bares e Restaurantes (Abrasel) no Paraná, Luciano Bartolomeu, todo negócio deveria funcionar da mesma forma e, se possível, melhor na ausência do proprietário. A receita: ter processos bem definidos e colaboradores treinados e motivados para executá-los.

DESCENTRALIZANDO AS TAREFAS

O trabalho de manter o empreendimento à prova de situações adversas na ausência do dono deve ser constante. Afinal, além dos motivos citados, o empreendedor também está sujeito a problemas, como luto na família ou enfermidades. Porém, para aquele que está planejando seu primeiro período longe do negócio, a primeira coisa a se fazer é conhecer a fundo − e, se possível, documentar − todos os processos que fazem parte do dia a dia da empresa, como compra de produtos, pagamento de fornecedores, gestão do fluxo de caixa, atendimento a clientes, produção de alimentos e bebidas, entre outros.

Com isso feito, é preciso entender onde estão os pontos fracos do funcionamento do negócio e treinar a equipe para resolvê-los. “É importante reunir todos para lembrar o papel e a importância de cada colaborador, depois falar individualmente com as pessoas-chave, mostrando confiança e responsabilidade”, orienta Luciano.

Para equipes menores, a receita é a mesma: dominar os processos, descentralizar as principais atividades do proprietário e atribuí-las a pessoas da equipe. Um exemplo disso vem da Fernanda Fritoli, que toca a Açaí Land, em João Pessoa/PB, junto com o marido, André Fritoli. Sendo uma das ganhadoras do Prêmio Academia Assaí Bons Negócios, Fernanda ficou fora de sua cidade para participar da semana de capacitação do Prêmio em São Paulo.

Mesmo sem funcionários, o casal planejou a ausência dela com antecedência e criou ações específicas para que o estabelecimento pudesse ser tocado durante uma semana somente com a presença do marido. “Antecipamos as compras e o pagamento dos fornecedores dentro do possível, deixamos alguns fornecedores de sobreaviso caso fossem necessárias entregas pontuais e informamos aos clientes sobre esse desfalque para minimizar qualquer problema que pudesse surgir. Internamente, houve alguns desafios durante o período, mas percebemos que, para os clientes, a loja funcionou da mesma forma e isso não prejudicou em nada quanto às demandas”, conta Fernanda.

Para Ivanir Da Silva Pinheiro Arrais, proprietária da Vanière Pizzaria, em Caucaia/CE, e também ganhadora do Prêmio Academia Assaí Bons Negócios, ficar uma semana fora para participar da capacitação foi uma experiência fantástica. Com uma equipe de três pessoas, essa foi a primeira vez em que ficou mais de dois dias longe do negócio. “Comecei a treinar minha equipe logo que soube que ficaria ausente por um período. A fórmula que deu certo para mim foi confiança nos funcionários + delegação de tarefas + muito treinamento. Fiquei observando como era a reação de cada um diante de situações e imprevistos e fomos aperfeiçoando os processos. Acredito que o bom líder é aquele que se ausenta e o trabalho continua fluindo como se ele estivesse lá dentro”, afirma Ivanir.

Ela também conta que, a partir dessa experiência, sente-se muito mais segura para viajar tranquila, porque “delegar funções deu muito certo”. Tanto que a empreendedora já está planejando tirar um período de férias no fim do ano e vai manter o negócio funcionando sem a sua presença.

EQUIPE MENOR, PLANEJAMENTO MAIOR

Quanto menor for a equipe, maior deve ser o planejamento e a organização para que o empreendedor não prejudique o orçamento em sua ausência. A experiência de Luciano Ribeiro Alves, que atua em eventos com uma cafeteria móvel em Curitiba/PR e que também, como ganhador do Prêmio, ficou uma semana ausente para participar da capacitação, serviu de aprendizado. “Aprendemos que nosso negócio ainda é muito dependente de mim e da minha sócia e isso não é bom. O faturamento da empresa estaciona quando estamos de férias. A partir de agora, estamos comprometidos em criar um planejamento para diminuir esses problemas”, revela.

QUANDO NÃO HÁ EQUIPE

Para quem trabalha sozinho e não pode colocar ninguém para ficar no lugar, o tempo de descanso deverá se alinhar à disponibilidade financeira do negócio. Nesse cenário, é essencial separar mensalmente uma quantia financeira para suprir os períodos em que o negócio não estiver em funcionamento. Além disso, é importante conhecer e selecionar os períodos de menor movimento para se ausentar.

ENFIM, FÉRIAS!

Para o diretor executivo da Abrasel/PR, nas férias, além de “recarregar as baterias”, o empreendedor aproveita o descanso para pensar e ter novas ideias. “Faz parte do seu espírito criar sempre, nunca se desligar”, destaca.

Sobre um tempo mínimo ou máximo recomendado para ficar longe dos negócios, ele afirma que isso depende do tamanho do empreendimento e da gestão. “O ideal seriam 10 dias, saindo na segunda semana do mês, após o pagamento dos salários e dos impostos. Serão suficientes 10 dias a cada quatro meses ou pode-se dividir em 15 dias por semestre. Permitir-se ter mais dias de férias é sinal de que o negócio está indo bem, possibilitando ao proprietário curtir e até mesmo pensar em novos investimentos”, afirma.

Nas férias, o cenário ideal é desligar-se de tudo. Luciano recomenda que, durante o período de descanso, o empreendedor evite e-mails e mensagens de celular relacionadas ao trabalho. Isso é o que vai permitir o repouso da mente e proporcionar a sensação de descanso. “Por mais difícil que seja, é necessário desligar-se de tudo para o descanso realmente valer a pena”, finaliza.

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